Socialfaglige standardbreve

Udvikling af standardbreve er ofte en tidsrøver og er sjældent opdateret i tilfredsstillende grad.
Samtidig har branchen en kedelig tradition for at skrive i vendinger, der passer bedst til Ugeskrift for Retsvæsen. Dette er problematisk, når brevene skal tale til alle lige fra den ledige akademiker til borgeren med kun 9 års skolegang.
Med InForma får I en samling af standardbreve, der ikke bare er 100% lovmedholdige, men også er skrevet, så alle jeres borgere kan forstå dem.
Brevene er bygget op af en mængde tekstbidder, som vi har kombineret til hele breve direkte i Microsoft Word. Breve som altid er fuldt opdaterede med de gældende love og regler. Gennem få vejledte valg sammensætter sagsbehandleren tekstbidderne til en lang række standardbreve fra job- og ydelsescentre, breve der alle er:
– lovmedholdige og underlagt vores rådgiveransvar
– skrevet i et letlæst sprog direkte til den enkelte borger
– rigtig enkel at bruge for sagsbehandleren
Ved hjælp af valgmenuer kommer sagsbehandleren via få trin gennem alle relevante sider af sagen og doserer den rette mængde information i det endelige brev. Med InForma oplever borgeren kommunikationen med kommunen som både relevant, nærværende og ligeværdig.

Jeres gevinst

Resultatet er en fuldt opdateret pakke af brugbare standardbreve og derved undgår I:

  • ressourcekrævende arbejdsprocesser med at udvikle egne standardbreve
  • tidsspilde med sagsbehandlernes individuelle tilretninger af eksisterende standardbreve
  • misforståelser og unødige henvendelser fra borgere pga. sproglige uklarheder
  • tvister eller forkerte afgørelser pga. manglende lovmedholdighed

Sidst men absolut ikke mindst vil de nye breve skabe større tryg- og tilfredshed for de involverede borgere, når de i højere grad kan forstå, hvad kommunen faktisk skriver, og derved undgår I unødige merhendvendelser.

Hvordan fungerer det så i praksis?

Vi har hele tiden fokus på at gøre brugen af vores brevskabeloner så brugervenlig som overhovedet mulig
se bare her.
Derfor har vi udarbejdet en lang række fraser eller tekstmoduler, som dækker sagsbehandlerens behov i enhver tænkelig situation. Dem har vi derefter sammensat i relevante breve eller OneClick-dokumenter, som sagsbehandleren kan vælge ved et enkelt klik.
Derefter finder systemet selv de rigtige fraser, sætter dem ind i skabelonen, fletter alle relevante data og indsætter de nødvendige bilag. Hele pakken lægges ind som et tilføjelsesprogram i Word – så bliver det vist ikke lettere.
Til at levere den nødvendige systemunderstøttelse arbejder Socialfagligt Fokus sammen med DynamicTemplate, der allerede bruges i næsten alle danske kommuner, og som samtidig har integration med alle relevante journaliseringssystemer i branchen.

Brevenes produktionsproces

Vores sprogpolitik

Sprogpolitikken er en del af vores samlede image og gælder for al skriftlig, ekstern kommunikation, også mails, kontrakter hjemmeside og informationer, som vi offentliggør i firmaets navn såvel som i vores brevprodukt InForma. Se mere ved at trykke her.

Skriftlige spilleregler

Kend spillereglerne når du skal skrive og dokumentere på jobbet. Når du skriver faglige tekster, er det vigtigt, at du beskriver og gengiver det, du får fortalt, og at dit sprog er objektivt. Det gælder, hvad enten du laver telefonnotater, opfølgningsnotater, journalnotater, handleplaner, breve, mails eller skriver kommentarer til skemaer og blanketter Se mere ved at trykke her.

Styr på teksttyperne

Hold styr på de forskellige teksttyper. Prøv at blive bevidst om, hvornår du kan beskrive, vurdere og konkludere i dine faglige tekster, og hvornår du bruger eksempler. På den måde forholder du dig professionelt til din dokumentation. Se mere ved at trykke her.

Tips til sprogbrug

Husk, at din modtager nemmere kan gå til teksten, hvis du skriver præcise sætninger og har fokus på grammatik og korrekt sprogbrug. Hvis din modtager skal kunne forstå, det du skriver, er det vigtigt at have grammatikken for øje, og tænke over, hvordan du skriver og bruger sproget. Se mere ved at trykke her.

Skriv effektivt

Lær at skrive hurtigt og effektivt og sæt dit skrivearbejde i system. Du har sandsynligvis oplevet, at hverdagen på arbejde kan være presset, og at det er svært at nå det hele. Der er mange sager og dokumenter, der skal skrives, og tiden er knap. Hvis du systematiserer dit skrivearbejde og giver dig selv fred og ro til processen, får du meget mere fra hånden. Se hvordan du gør det her.

De ti gode skriveråd

Ti gode råd til dine faglige tekster Arbejdet som sagsbehandler kræver en faglig skriftlighed, men hvis du ikke har uddannet dig specifikt inden for den del, kan det være svært at finde ud af, hvordan du skal gribe det an.

  1. Lav en disposition med punkter/overskrifter og en prioriteret rækkefølge af informationer og brug den, når du skriver. Dvs. at dine afsnit gerne må indledes med en sigende overskrift
  2. Skriv først uden at rette og foretag herefter en kritisk gennemskrivning, hvor du retter til. Slut af med at læse brevet højt for dig selv, så fanger du selv mange fejl.
  3. Skriv aldrig noget, som du ikke vil tage i din mund. Så undgår du forhåbentlig de kedelige papirsfloskler.
  4. Skriv direkte til modtageren og ikke til Ankestyrelsen. Spørg dig selv om alle informationerne er relevante for modtageren. Hvis svaret er nej eller øh, bør du slette dem.
  5. Skriv præcist og konkret. Er du i tvivl, om modtageren kan forså dit ordvalg, så lav det om til noget mere forståeligt. Knæk de lange ondskabsfulde ord, som vi så generøst slynger om os som fx integrationsydelsesmodtager – modtager af integrationsydelse.
  6. Skriv aktivt og undgå passiver. Gør det helt klart for modtageren, hvem der gør hvad og hvornår.
  7. Skriv personligt og brug de små ord som du, din, hendes, vores osv. Undgå ironi og vær yderst forsigtig med humor. Det kan så let misforstås på skrift.
  8. Skriv kort og enkelt og undgå så vidt muligt lange sætninger. Punktummer koster intet, så brug dem gerne flittigt.
  9. Skriv fokuseret og undgå overspringshandlinger. Giv dig selv skrivefred og fokuser udelukkende p at skrive.
  10. Husk at have fokus på grammatik og korrekt sprogbrug, bl.a. stavefejl, slåfejl og konsekvent brug f fx nutid og datid.

Center for Arbejdsmarked og Beskæftigelse (CABI) har udgivet en lang række meget konkrete råd og vejledninger til, hvordan du som sagsbehandler formulerer bedre breve.  Vi har selv haft en finger med i spillet, så dem kan vi på det aller varmeste anbefale.